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Projektbeispiele

Ausgangslage, Vorgehen, Umfang und Dauer typischer Aufträge, ohne Firmen- und Personennamen und ohne Zahlen zu Ergebnissen. Alle Beispiele sind Platzhalter und werden durch die freigegebenen Projekte der Betreiberin ersetzt.

Pos. 01 · Projektbeispiele

Sechs Aufträge im Überblick

Platzhalter

Metallbau

Firma mit 10–20 Personen

Ausgangslage
Drei Personen bestellen nebeneinander, ohne festgelegte Freigabegrenze; Lieferscheine und Rechnungen werden erst am Monatsende abgeglichen.
Vorgehen
Einkaufsprozess und Bestellregeln: Bestellweg aufgenommen, Freigabegrenzen je Rolle festgelegt, Vorlagen für Bestellung und Wareneingang eingeführt.
Umfang und Dauer
3 Sitzungen · 5 Wochen
Platzhalter

Gastronomie, zwei Betriebe

Firma mit 20–40 Personen

Ausgangslage
Zwölf Hauptlieferanten für Frischware, Getränke und Verbrauchsmaterial; die Beurteilung lag bisher im Gefühl der Küchenleitung.
Vorgehen
Lieferantenbewertungsraster: fünf Kriterien, Skala 1 bis 5, Beurteilung je Quartal; Raster mit allen zwölf Lieferanten befüllt.
Umfang und Dauer
2 Sitzungen · 3 Wochen
Platzhalter

Elektroinstallation

Firma mit 5–10 Personen

Ausgangslage
Der Rahmenvertrag mit dem Hauptgrosshändler läuft aus; der Inhaber verhandelt selbst und hatte dafür bisher keine Unterlage.
Vorgehen
Verhandlungsvorbereitung: Mengen und Konditionen der letzten zwei Jahre aus den eigenen Rechnungen zusammengestellt, Alternativen und Grenzen festgehalten, Nachgespräch geführt.
Umfang und Dauer
1 Sitzung · Vorbereitungsblatt · 2 Wochen
Platzhalter

Druckerei

Firma mit 3–10 Personen

Ausgangslage
Der Einkauf wurde noch nie als Ganzes angeschaut; Papier, Farben und Maschinenservice laufen über unterschiedliche Personen.
Vorgehen
Einkaufs-Check: Ausgaben nach Warengruppen aus der Buchhaltung geordnet, Hauptlieferanten und Verträge gesichtet, offene Punkte schriftlich festgehalten.
Umfang und Dauer
1 Sitzung à 2 Stunden · Notiz innert einer Woche
Platzhalter

Schreinerei

Firma mit 10–20 Personen

Ausgangslage
Im Vorjahr fehlte Plattenmaterial über mehrere Wochen; Ersatzkäufe liefen kurzfristig und ohne Vergleich.
Vorgehen
Zwölf-Monats-Einkaufskonzept: Warengruppen definiert, je Gruppe single, dual oder Rahmenvertrag gewählt, Risikoregister angelegt, Überprüfungspunkte im Jahr festgelegt.
Umfang und Dauer
4 Sitzungen · 8 Wochen
Platzhalter

Online-Handel mit Haushaltswaren

Firma mit 3–10 Personen

Ausgangslage
Viele Kleinbestellungen bei wechselnden Anbietern; die Rechnungsprüfung geschah auf Zuruf.
Vorgehen
Einkaufsprozess und Bestellregeln, anschliessend Lieferantenbewertungsraster für die acht wichtigsten Anbieter.
Umfang und Dauer
5 Sitzungen · 9 Wochen

Die zugehörigen Leistungen

Pos. 02 · Fallbeispiele

Vier Aufträge etwas ausführlicher

Platzhalter
Mehrere Kolleginnen und Kollegen diskutieren an einem Konferenztisch mit Unterlagen, ein Mann mit Glatze hört zu.

Drei Bestellende, eine Regel

Ein Metallbaubetrieb bringt seine Bestellwege auf ein Blatt. Wie Freigabegrenzen aus den eigenen Bestellungen abgeleitet wurden.

Zur Leistung

Platzhalter
Ein Mann und eine Frau sprechen an einem Schreibtisch im offenen Büro mit Bildschirm und einem Blatt Papier.

Zwölf Lieferanten im Quartalsrhythmus

Zwei Gastronomiebetriebe führen ein gemeinsames Bewertungsraster ein. Warum die Küchenleitung und der Einkauf gemeinsam bewerten.

Zur Leistung

Platzhalter
Eine Frau und ein Mann sitzen sich an einem langen Tisch vor grossen Fenstern gegenüber.

Ein Rahmenvertrag läuft aus

Ein Elektroinstallateur bereitet das Gespräch mit dem Grosshändler vor. Was auf dem Vorbereitungsblatt stand und was nicht.

Zur Leistung

Platzhalter
Sechs Kolleginnen und Kollegen in Geschäftskleidung besprechen sich an einem weissen Tisch mit Laptop, Tablet und Unterlagen vor einem Whiteboard.

Acht Wochen bis zum Jahresplan

Eine Schreinerei nach einem Engpass bei Plattenmaterial. Wie das Risikoregister entstand und welche Überprüfungspunkte im Kalender stehen.

Zur Leistung

Pos. 03 · Unterlagen

Was die Firmen in diesen Beispielen bereitgestellt haben

Vor der ersten Sitzung

  • Kreditorenauszug der letzten zwölf Monate aus der Buchhaltung, als Tabelle
  • Lieferantenliste mit Ansprechpersonen, so wie sie im Betrieb vorhanden war
  • Bestehende Verträge mit Laufzeit und Kündigungsfrist
  • Zwanzig bis dreissig Bestellungen quer durch alle Bestellenden

Während des Auftrags

  • Zwei Stunden Zeit der Inhaberin oder des Inhabers je Sitzung
  • Anwesenheit der Personen, die bestellen und Ware annehmen
  • Zugang zu Lager oder Wareneingang, wo der Ablauf angeschaut wurde
  • Rückmeldung zum Entwurf innert einer Woche

Unterlagen je Leistung

Pos. 04 · Methode

So dokumentieren wir Projekte

Jedes Projektbeispiel folgt derselben Gliederung: Branche und Firmengrösse als Spanne, Ausgangslage in ein bis zwei Sätzen, das Vorgehen mit der beauftragten Leistung, dann Umfang und Dauer. Diese vier Felder sind für jeden Auftrag ausfüllbar und lassen sich mit der Auftragsbestätigung und den Sitzungsnotizen belegen. Namen von Firmen oder Personen nennen wir nicht, auch nicht mit Einwilligung; Branche und Grösse reichen, um die Situation einzuordnen.

Zahlen zu Ergebnissen fehlen mit Absicht. Ob eine Firma nach einem Auftrag günstiger einkauft oder weniger Lieferverzögerungen hat, hängt von ihren Entscheidungen, ihren Lieferanten und vom Markt ab. Das lässt sich im Nachhinein nicht sauber auf unsere Arbeit zurückführen, und was sich nicht belegen lässt, schreiben wir nicht. Was sich belegen lässt, steht hier: was vorlag, was getan wurde und wie lange es dauerte.

Methode im Detail

Pos. 05 · Kennzahlen

Eckdaten in Zahlen

5

Leistungen mit festem Preis

1–4

Sitzungen je Leistung

3–40

Personen Firmengrösse

2

Arbeitstage bis zur Antwort

Leistungen und Preise

Nächster Schritt

Beschreiben Sie uns Ihre Ausgangslage. Wir sagen Ihnen, welches Beispiel ihr am nächsten kommt.

Pos. 06 · Zielgruppe

Für wen diese Beispiele typisch sind

Handwerk und Produktion

Schreinereien, Metallbau, Elektro- und Sanitärbetriebe mit Material- und Grosshandelslieferanten. Typische Frage: Wer bestellt was, und wer prüft die Rechnung.

Gastronomie und Lebensmittel

Restaurants, Bäckereien, Catering mit vielen Lieferungen pro Woche. Typische Frage: Wie beurteilen wir Lieferanten gleich, auch wenn die Küchenleitung wechselt.

Dienstleister mit Materialeinsatz

Druckereien, Reinigungsfirmen, Gärtnereien, Praxen ausserhalb des Gesundheitsbereichs. Typische Frage: Welche Warengruppen gibt es überhaupt bei uns.

Kleiner Handel

Laden- und Online-Handel mit wechselnden Anbietern und vielen Kleinbestellungen. Typische Frage: Welche Lieferanten behalten wir, und mit wem schliessen wir einen Rahmenvertrag.

Welche Leistung passt