Viele kleine Firmen wissen auf den Franken genau, was sie im letzten Jahr umgesetzt haben. Was sie eingekauft haben, wissen sie meist nur als Summe: der Materialaufwand in der Erfolgsrechnung. Zwischen diesen beiden Zahlen liegt eine einfache Arbeit, die an einem Nachmittag erledigt ist und den Einkauf zum ersten Mal lesbar macht. Es geht um Warengruppen.
Was eine Warengruppe ist
Eine Warengruppe fasst Einkäufe zusammen, die im Betrieb denselben Zweck erfüllen und bei ähnlichen Lieferanten bezogen werden. Für eine Schreinerei sind das etwa Plattenmaterial, Massivholz, Beschläge, Oberflächen und Leime, Werkzeuge und Verbrauchsmaterial, Maschinenservice, Fahrzeuge und Energie. Für einen Gastronomiebetrieb eher Frischware, Trockenware, Getränke, Non-Food, Wäsche und Energie. Die Gruppen folgen Ihrer Arbeit, nicht dem Kontenplan der Buchhaltung.
Warum vier bis acht Gruppen reichen
Mit zwei Gruppen sieht man nichts, weil alles in einem Topf liegt. Mit zwanzig Gruppen hat man die Buchhaltung noch einmal gemacht, nur anders sortiert. Vier bis acht Gruppen bilden die Verteilung ab, die im Betrieb tatsächlich zählt, und lassen sich noch im Kopf behalten. Wenn eine Gruppe weniger als drei Prozent der Einkäufe ausmacht, gehört sie meist zu einer anderen. Wenn eine Gruppe mehr als die Hälfte ausmacht, lohnt es sich, sie zu teilen.
Vorgehen in vier Schritten
- Exportieren Sie alle Kreditorenrechnungen der letzten zwölf Monate aus der Buchhaltung oder dem Bankkonto als Tabelle mit Datum, Lieferant und Betrag. Personal, Miete, Versicherungen und Steuern lassen Sie weg; sie gehören nicht zum Einkauf.
- Ordnen Sie jedem Lieferanten eine Gruppe zu. Lieferanten, die mehrere Gruppen bedienen, kommen in die grösste; bei hohen Beträgen teilen Sie die Rechnungen auf.
- Bilden Sie die Summe je Gruppe und sortieren Sie nach Grösse. Rechnen Sie den Anteil an der Gesamtsumme aus.
- Notieren Sie zu jeder Gruppe die zwei bis drei grössten Lieferanten und ob ein schriftlicher Vertrag besteht.
Was Sie danach sehen
Die Übersicht zeigt zuerst die Verteilung: welche Gruppen den Einkauf tragen und welche nebenherlaufen. Dann die Gruppen mit einem einzigen Lieferanten, bei denen ein Ausfall unmittelbar im Betrieb spürbar wäre. Dann die Gruppen mit vielen kleinen Beträgen bei wechselnden Anbietern, die viel Arbeit in der Rechnungsprüfung machen. Und schliesslich die Verträge, von denen im Betrieb niemand mehr weiss, was sie regeln. Die Übersicht bewertet nichts. Sie ist eine Landkarte, keine Wegbeschreibung.
Typische Stolpersteine
Kreditkartenabrechnungen ohne Lieferantennamen lassen sich nicht zuordnen; hier hilft ein Blick auf die Belege oder eine eigene Gruppe «Kleinbeträge Karte». Sammelrechnungen eines Grosshändlers enthalten oft mehrere Gruppen; hier genügt für den ersten Durchgang die Zuordnung zur grössten. Investitionen wie eine neue Maschine verzerren das Jahr und gehören in eine eigene Zeile ausserhalb der Gruppen. Und Rechnungen in Fremdwährung rechnen Sie zum Kurs des Rechnungsdatums um, nicht zum heutigen.
Wie es weitergeht
Die Warengruppenübersicht ist die erste Unterlage im Einkaufs-Check und die erste Sitzung des Zwölf-Monats-Einkaufskonzepts. Wer sie selbst erstellt hat, kommt mit konkreten Fragen in die Sitzung, und die Sitzungszeit bleibt für Entscheidungen frei. Wer sie lieber mit uns erstellt, bringt den Export mit; den Rest machen wir gemeinsam.