In kleinen Firmen wird die Zufriedenheit mit einem Lieferanten im Gefühl getragen. Das Gefühl ist oft richtig, aber es wechselt mit der letzten Lieferung, und wenn die Person wechselt, die es trägt, ist es weg. Ein Bewertungsraster bringt dieses Wissen auf ein Blatt, ohne daraus eine Wissenschaft zu machen.
Fünf Kriterien, nicht mehr
Liefertreue misst, ob Termin und Menge stimmen. Qualität zählt Reklamationen und Nacharbeit. Preis betrachtet das Niveau, die Preisänderungen im Jahr und wie nachvollziehbar sie begründet wurden. Kommunikation erfasst Erreichbarkeit, Antwortzeit und ob Verzögerungen vorher gemeldet werden. Konditionen umfassen Zahlungsfrist, Mindestmengen, Rückgabe und Lieferkosten. Weitere Kriterien klingen vollständig, machen das Raster aber schwer und werden nach dem zweiten Durchgang nicht mehr ausgefüllt.
Eine Skala mit Ankern
Eine Skala von 1 bis 5 reicht. Entscheidend ist, dass jede Stufe mit einem Satz beschrieben ist, damit zwei Personen gleich bewerten. Für die Liefertreue etwa: 5 heisst alle Lieferungen im Quartal termingerecht und vollständig; 3 heisst einzelne Verzögerungen, vorher angekündigt; 1 heisst wiederholte Verzögerungen ohne Meldung. Ohne diese Anker wird aus dem Raster ein Stimmungsbarometer.
Gewichten oder nicht
Für die meisten Firmen genügt die ungewichtete Summe. Wer gewichten möchte, weil etwa bei Frischware die Liefertreue alles entscheidet, nimmt einfache Faktoren von 1 oder 2. Kommastellen in der Gewichtung sind ein Zeichen, dass das Raster zu wichtig genommen wird.
Ein fester Rhythmus
Die fünf bis zehn wichtigsten Lieferanten werden je Quartal bewertet, alle anderen einmal im Jahr. Ein Durchgang dauert zwanzig Minuten, wenn immer dieselben zwei Personen bewerten: die Person, die bestellt, und die Person, die Ware annimmt. Der Termin steht im Kalender, am besten in der Woche nach Quartalsende, wenn die Lieferscheine noch greifbar sind.
Was mit dem Ergebnis geschieht
Das Raster ist keine Rangliste für aussen. Es ist eine Gesprächsgrundlage: Wer einem Lieferanten die eigene Bewertung offen zeigt, bekommt meist eine sachliche Antwort und manchmal eine Erklärung, die man nicht kannte. Dauerhaft tiefe Werte in Liefertreue oder Kommunikation sind ein Hinweis, einen zweiten Anbieter für diese Warengruppe aufzubauen. Der Verlauf über vier Quartale sagt dabei mehr als jeder einzelne Wert.
Fehler, die wir häufig sehen
Zu viele Kriterien, eine Skala ohne Anker, Bewertung nur nach dem letzten Vorfall, und ein Raster, das allein die Inhaberin ausfüllt, obwohl die Werkstatt die Lieferungen annimmt. Alle vier lassen sich in der ersten Sitzung vermeiden, wenn die Bestellenden mit am Tisch sitzen.