In einem Betrieb mit zwölf Personen bestellen oft fünf davon. Das ist in Ordnung, solange alle wissen, was gilt. Eine Bestellregel ist kein Kontrollinstrument, sondern eine Entlastung: Wer bestellt, muss nicht jedes Mal fragen. Wer freigibt, sieht nur, was über der Grenze liegt. Und wer die Rechnung prüft, findet die Bestellung dazu.
Was auf das Blatt gehört
Zuerst die Rollen: Werkstattleitung, Büro, Inhaberin oder Inhaber. Je Rolle die Warengruppen, die sie bestellen darf, und die Betragsgrenze, bis zu der sie das ohne zweite Unterschrift tut. Darüber die Freigabe: durch wen und in welcher Form. Dann die Form der Bestellung selbst, schriftlich und mit fortlaufender Nummer, und wo sie abgelegt wird. Schliesslich der Wareneingang mit der Frage, wer prüft und was vermerkt wird, und die Rechnungsprüfung als Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung. Das alles passt auf eine Seite im Querformat.
Wie Grenzen festgelegt werden
Nicht aus dem Bauch, sondern aus den eigenen Bestellungen des letzten Jahres. Für jede Rolle schaut man, wie gross die üblichen Bestellungen waren, und legt die Grenze so, dass rund vier von fünf Bestellungen ohne Freigabe durchgehen. Ein Beispiel, das als Platzhalter zu lesen ist: Verbrauchsmaterial bis CHF 500.– durch die Werkstatt, Rohmaterial bis CHF 2'000.– durch die Werkstattleitung, darüber die Inhaberin. Eine Grenze, die zu tief liegt, erzeugt Freigaben im Vorbeigehen, die niemand ernst nimmt. Eine Grenze, die zu hoch liegt, braucht niemand.
Dokumentation ohne Aufwand
Eine fortlaufende Bestellnummer, eine einzige Vorlage, eine Ablage pro Monat. Der Lieferschein kommt zur Bestellung, die Rechnung geht erst nach dem Abgleich zur Zahlung. Mehr ist nicht nötig, und mehr wird in einem kleinen Betrieb nicht durchgehalten. Ob die Ablage ein Ordner oder ein Verzeichnis auf dem Server ist, spielt für die Regel keine Rolle.
Eilige Bestellungen
Es gibt sie, und die Regel muss sie vorsehen, sonst wird sie am ersten hektischen Tag ausgehebelt. Eine telefonische Freigabe mit Nachreichung der schriftlichen Bestellung am selben Tag genügt. Wichtig ist, dass auch die eilige Bestellung eine Nummer bekommt und im Abgleich landet.
Einführung in vier Wochen
Die Regel wird mit den Bestellenden geschrieben, nicht für sie. Danach vier Wochen Probelauf, in denen jede Abweichung notiert wird, ohne dass jemand gerügt wird. Nach dem Probelauf werden Grenzen und Rollen angepasst, und erst dann wird das Blatt aufgehängt. Einmal im Jahr, am besten zusammen mit der Preisrunde der Lieferanten, prüft man die Grenzen gegen die Teuerung.
Woran man merkt, dass es trägt
Die Rechnungsprüfung dauert nicht mehr länger als der Monatsabschluss. Neue Mitarbeitende fragen nach dem Blatt, nicht nach der Chefin. Und bei der nächsten Verhandlung mit einem Lieferanten liegen die Bestellungen des Jahres vollständig vor, weil jede eine Nummer hat.