Dass eine Lieferung ausbleibt, merkt eine kleine Firma zuerst in der Werkstatt und dann beim Kunden. Ein Risikoregister ist die Liste, die diese Situation vorausdenkt, ohne Prognosen und ohne Marktstudien, mit drei einfachen Fragen je Warengruppe.
Drei Fragen je Warengruppe
Erstens: Wie viele Tage dauert es, bis im Betrieb etwas fehlt, wenn der Hauptlieferant nicht liefert? Zweitens: Gibt es einen zweiten Anbieter, der ohne Umstellung von Maschinen, Mischungen oder Abläufen liefern könnte, und hat er schon einmal geliefert? Drittens: Wie gross ist der Anteil dieser Gruppe an den Einkäufen des Jahres? Die Antworten stehen in Ihren eigenen Unterlagen; die Warengruppenübersicht aus dem ersten Beitrag liefert den dritten Wert direkt.
Drei Wege, je Gruppe einer
Single Sourcing, also ein einziger Lieferant, ist der einfachste Weg und passt, wenn Ersatz leicht verfügbar oder der Anteil klein ist. Dazu gehört, den Ersatzanbieter einmal im Jahr zu benennen und seine Kontaktdaten griffbereit zu haben. Dual Sourcing bedeutet zwei Anbieter mit fester Aufteilung, etwa siebzig zu dreissig, damit der zweite den Betrieb kennt und nicht erst im Engpass angefragt wird. Der Preis dafür sind zwei Konten, zwei Preislisten und etwas mehr Rechnungsprüfung. Der Rahmenvertrag schliesslich passt, wenn Mengen planbar sind: Konditionen und Lieferfristen werden für zwölf Monate vereinbart, einzelne Bestellungen rufen daraus ab. Kündigungsfrist und Mindestmengen gehören dabei auf das Vorbereitungsblatt, bevor unterschrieben wird.
Das Register
Eine Tabelle mit acht Spalten: Warengruppe, Anteil am Einkauf, Hauptlieferant, Ersatzanbieter, Tage bis zum Engpass, gewählter Weg, Massnahme, nächster Überprüfungspunkt. Zehn Zeilen genügen für die meisten Betriebe. Das Register wird nicht schöner, wenn es länger wird; es wird nur seltener angeschaut.
Überprüfungspunkte im Jahr
Am Ende jedes Quartals die Liefertreue aus dem Bewertungsraster ins Register übertragen. Zur Jahresmitte alle Rahmenverträge anschauen, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen, und das Gespräch dazu vorbereiten. Im Herbst die Preisrunden der Lieferanten erwarten und die eigenen Zahlen bereitlegen. Am Jahresende das ganze Register durchgehen und entscheiden, welche Gruppe den Weg wechselt. Vier Termine, jeder unter einer Stunde.
Was das Register nicht ist
Es ist keine Prognose über Lieferketten und keine Aussage über künftige Preise. Es empfiehlt keine Lieferanten und ersetzt kein Gespräch mit ihnen. Es ist ein Blatt, auf dem steht, was Sie heute wissen und was Sie wann wieder anschauen. Mehr muss es in einer Firma mit zehn Personen nicht sein.
Im Zwölf-Monats-Einkaufskonzept
Das Register ist die dritte von vier Sitzungen des Zwölf-Monats-Einkaufskonzepts. Es baut auf den Warengruppen der ersten Sitzung und der Strategie je Gruppe aus der zweiten auf. In der vierten Sitzung werden die Überprüfungspunkte in den Kalender übertragen und das Konzept übergeben.